Η Reception του ξενοδοχείου εκδίδει την κάρτα κλειδί μέσω του λογισμικού κλειδαριών ξενοδοχείων VIMLOC. Ο πελάτης χρησιμοποιώντας την συγκεκριμένη κάρτα κλειδί, μπορεί να μπει στο δωμάτιο για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Επίσης, με την ίδια κάρτα θα ενεργοποιήσει τον εξοικονομητή ενέργειας του δωματίου για να ανάψουν τα φώτα και να λειτουργήσει o κλιματισμός του δωματίου, θα ανοίξει το χρηματοκιβώτιο και θα έχει πρόσβαση σε κοινόχρηστες περιοχές του ξενοδοχείου όπως στον χώρο στάθμευσης, τον ανελκυστήρα, το δωμάτιο συσκέψεων, το γυμναστήριο κλπ. Εάν ένας πελάτης χάσει την κάρτα του, το ξενοδοχείο μπορεί να εκδώσει μία νέα. Η νέα κάρτα ανοίγει το δωμάτιο και ακυρώνει τη χαμένη κάρτα. Η κάρτα λήγει αυτόματα μετά το πέρας της χρονικής περιόδου που έχει οριστεί κατά την έκδοσή της ή μπορεί να ακυρωθεί με το χέρι όποτε αυτό είναι απαραίτητο. Αρχείο με τα συμβάντα εισόδων αποθηκεύεται στην κλειδαριά. Το προσωπικό του ξενοδοχείου χρησιμοποιώντας κατάλληλη συσκευή ή την κάρτα inquery μπορεί να πάρει αυτά τα συμβάντα όποτε αυτό απαιτείται. 

Μέσω του προγράμματος της VIMLOC μπορεί να εκδοθούν διαφόρων ειδών κάρτες για το προσωπικό, που είναι έγκυρες για προκαθορισμένο χρονικό διάστημα στις περιοχές προσωπικού του ξενοδοχείου, ή στα δωμάτια για καθάρισμα ή επισκευές.

• Η πρόσβαση προσωπικού σε ένα δωμάτιο, δεν επιτρέπεται εάν ο πελάτης έχει ενεργοποιήσει την συγκεκριμένη λειτουργία αφού έχει μπει στο δωμάτιο και έχει κλείσει την πόρτα.
• Οι ηλεκτρονικές κλειδαριές με έναν προειδοποιητικό ήχο θα ενημερώσουν τον πελάτη όταν δεν είναι κατάλληλα κλειδωμένες.
• Όταν η μπαταρία των ηλεκτρονικών κλειδαριών είναι χαμηλή, υπάρχει ηχητική προειδοποίηση χαμηλής μπαταρίας.
• Μια ηλεκτρονική κλειδαριά ξενοδοχείων, μετά από ορισμένο χρόνο από την στιγμή που θα ανοίξει, θα ηχήσει για να υπενθυμίσει στον φιλοξενούμενο να κλείσει την πόρτα.